Tips voor een gastvrij welkom

Uit onderzoek blijkt dat wanneer het ontvangst bij een receptie niet prettig verloopt, dit niet wordt gemeld aan jou als receptioniste. Wel wordt deze negatieve ervaring gedeeld met zeker tien andere personen. Door social media wordt dit vaak nog veel vaker gedeeld en daar zit natuurlijk niemand op te wachten. Daarom hierbij 4 tips om een gastvrij welkom te creëren!

 

Oogcontact stelt bezoekers op hun gemak.

Wanneer er oogcontact is, voelt iemand zich vaak direct gezien. De bezoeker weet dat jij zijn of haar binnenkomst hebt opgemerkt en dat stelt hen vaak erg op hun gemak. Wanneer er weinig oogcontact wordt gemaakt, kan het gebeuren dat mensen het gevoel hebben dat je afgeleid bent of dat je zelfs niet geïnteresseerd bent. Gebruik dus die mooie ogen en zorg bij iedere bezoeker weer voor een warm welkom.

Noem bezoekers bij hun naam wanneer de situatie zich ervoor leent.

Wanneer jij als receptioniste de bezoekers herkent van een vorig bezoek is het slim om hen te verwelkomen met hun naam. Kijk vooraf in de agenda wie er die dag langskomen en wees hierop voorbereid. Wanneer jij bijvoorbeeld meneer de Vries aanspreekt met “goedemorgen meneer de Vries” reageren bezoekers over het algemeen positief verbaasd. Je hebt de moeite gedaan om hun naam te onthouden of je van tevoren in te lezen wat direct een vertrouwd en gastvrij gevoel creëert.

Zorg voor een rust moment bij iedere binnenkomst.

Het klinkt ontzettend logisch maar gebeurt niet altijd. Bezoekers komen regelmatig gehaast binnen waarbij het kan voorkomen dat ze vervolgens nog even moeten wachten op hun afspraak. Dit gehaaste moment van onrust en lichtelijke stress bij de gast kan jij als receptioniste snel en eenvoudig wegnemen. Ga niet mee in deze rush, bied de bezoekers een fijne stoel en wat te drinken aan zodat ze even tot rust kunnen komen voordat hun afspraak ingaan.

Toon oprechte interesse in iedere bezoeker.

Iedere gast die binnenkomt verdient de volle 100% aandacht dus zorg dat je die ook geeft. Niets is vervelender dan iemand die niet echt naar je luistert dus ben geïnteresseerd in wat zij te vertellen hebben en zorg ook hier voor een warm welkom. Daarbij is het ook van belang rekening te houden met de normen en waarden voor mensen uit een ander land. Komen er bij jou aan de balie veel zakenmensen uit het buitenland? Kijk dan even naar dit artikel van Mind Your Guest. Hier worden de gebruiken van mensen uit andere landen kort toegelicht!

Een warm welkom met aandacht is waar het om draait, succes!


OOK INTERESSANT VOOR jOU...